Send udbudsvagt til vikarer 

Du sætter en vagt i udbud når en eller flere vikarer skal spørges om de vil tage vagten via sms. Du kan sende flere udbudssms'er så længe vagten har status Bestilt eller I udbud.

Her finder du funktionen

På en vagts administrationsside vælges fanebladet ”Send i udbud”.

Det ser du

Under SMS-editoren vises en liste med vikarer der matcher kravene i vagten. Vikarer uden rådighed står nederst og har ikke en aftale tilknyttet.

Det er kun vikarer der har afkrydset feltet "Vil modtage udbudsvagter" og har et telefonnummer i feltet "Mobiltelefon" i deres stamdata, der bliver vist i listen.

Det gør du

Marker de relevante vikarer ved at klikke i checkboksene til venstre for vikarnavnet – eller vælg / fravælg alle ved at klikke på master-checkboksen til venstre for Send knappen.

Vikarenes mobilnumre bliver automatisk vist i feltet ”Vikarmobilnumre”.

Send knappen viser hvor mange vikarer du har markeret, og hvor mange sms’er der vil blive sendt.

Klik på "Send"-knappen.

Det sker der

Vagten har nu status I udbud og under fanebladet ”Tilknyttet vikar / bureau” kan du se hvilke vikarer der har fået tilsendt en sms.

Hver vikar der deltager i udbudet har nu en grå ikke-blokerende aftale i deres rådighedkalender.

Vikarerne kan fra deres startside i VKS-vikar - hvis de ønsker det - indtaste en besked til bookerne og svare "Ja tak" eller "Nej Tak" til vagten.

Det første "Ja tak"-svar fra en vikar vil sætte vagtens status til Behandlet, og de resterende vikarer til udbuddet vil ikke længere kunne se udbudsvagten.
Et "Nej tak"-svar vil fjerne vikaren fra udbuddet.

Vikaren kan også svare på udbuds-SMS'en. Her er det vigtigt at vikaren skriver vagtens ID i svar-sms'en, sammen med ordet "ja" eller "nej" (både små og store bogstaver forstås).
VKS vil så automatisk binde beskeden til vagten med det pågældende ID, og

  • hvis ordet "ja" står i sms'en
    • hvis vagtens status stadig er I udbud
      - så sættes vagtens status til Behandlet og der sendes en bekræftelses-SMS til vikaren
    • hvis vagtens status er Behandlet
      - så sendes en "vagten er optaget"-sms til vikaren
  • hvis ordet "nej" står i sms'en
    • så vil VKS fjerne vikaren fra udbuddet
      Hvis den sidste vikar fjernes fra udbuddet, ændres vagtens status automatisk til Bestilt.

Vikaren kan formulere sig ret frit i svar-sms'en - f.eks. vil nedenstående alle blive forstået af VKS

  • Ja 99999
  • 99999 ja tak
  • Jeg siger nej tak til 99999 da jeg skal passe min syge moster
Følgende vil IKKE blive forstået
  • okay 99999 (sms'en bliver bundet til en vagt, men "okay" vil ikke blive forstået som "ja")
  • ja tak (sms'en bliver ikke bundet til en vagt, og svaret "ja" giver derfor ingen mening)

Hvis vikaren benytter VKS-vikar til at svare på vagter, fremfor at svare via SMS, er der to fordele

  1. Det koster ikke noget at sende beskeder via VKS-vikar
  2. Vikaren slipper for at skulle indtaste vagtens ID i svaret.
    Den manuelle indtastning af et ID i en SMS indebærer naturligvis en risiko for fejlindtastning, som ikke findes når ID'et overføres automatisk.

Viderebehandling

Svarende fra vikarerne vil - uanset hvad de indeholder - dukke op i BeskedCenter og på vagtens "Besked"-faneblad.

Hvis ingen af de indkomne svar har ændret vagtens status, kan du fra vikarlisten i fanebladet "Tilknyttet vikar / bureau" tilbyde (se Sæt vagt i tilbud til en vikar) eller tildele (se Tildel vagt til en vikar eller eksternt bureau) vagten til en af vikarerne.
Listen vil herefter vise både vikaren der har modtaget vagten, og resten af vikarerne der har modtaget udbuds-SMS'en.

Vagtens status er nu I tilbud eller Behandlet.

Benyt knappen "Vagtaftale" til at sende en bekræftelses-SMS til vikaren der har fået vagten.

Hvis du ønsker de kan du benytte knappen "Ophæv og send SMS til ..." for at sende annulleret-SMS til vikarerne der ikke har modtaget vagten, og fjerne deres udbudsaftaler.

Udbudsaftalen med en vikar kan ophæves uden at sende en sms – tryk knappen ”Ophæv” i aftalelinien, men du kan også vælge at ophæve aftalen ved at sende en ”Vagt annulleret” sms til vikaren.

Hvis du ophæver aftalen med den vikar der har modtaget vagten, vil vagtens status ændres til I udbud hvis der stadig er vikarer der har udbudet ellers ændres vagtstatus til Bestilt.
Hvis vagten får status I udbud igen, vil de vikarer der stadig er tilknyttet udbuddet kunne se vagten i VKS-vikar.

Funktionerne i viderebehandling behøver ikke at blive udført i nogen bestemt rækkefølge - vælg den der passer bedst til din arbejdsgang!